Amazon POA: Den perfekta planen för åtgärder på Amazon i endast 4 steg
Avstängningen av säljarkontot är den värsta mardrömmen för varje Amazon-säljare. Bästa fall: plattformen har bara genererat lite extra inkomst till ditt huvudföretag. Sämsta fall: det säljarkontot är ditt huvudföretag och du förlorar din inkomst helt. Men även om detta skulle vara fallet, finns det fortfarande en silverkant att hitta. Avstängningen behöver inte vara permanent. Men om du vill att Amazon ska återaktivera säljarkontot, kräver Amazon ofta att du visar en handlingsplan för att demonstrera din vilja att samarbeta i framtiden.
Handlingsplanen (POA) är ett välkänt verktyg inom kvalitetsledning men visar sig ofta vara en stor utmaning för Amazon-säljare. Som vanligt för Amazon förblir e-handelsjätten tyst angående exakt innehåll och föredragen design av handlingsplanen. Det är därför inte förvånande att det nu finns ett antal leverantörer som erbjuder sin hjälp med att skapa nämnda plan. I extrema fall beror hela existensen på kvaliteten och innehållet i handlingsplanen.
Frågan du ställer dig själv – vi vet detta eftersom du inte skulle vara här om det var annorlunda – är:
Är dessa externa tjänsteleverantörer ens nödvändiga?
Ärligt talat, de är en stor hjälp, men inte en nödvändighet. I det här blogginlägget kommer vi att visa dig hur du korrekt skapar en handlingsplan för Amazon och belysa vilka olika möjligheter marknadsplats-säljare har. I ett första steg, låt oss dock ta en snabb titt på orsakerna till varför Amazon-säljare kan behöva skapa en sådan plan.
Ny på Amazon? Kolla in våra bästa tips om att sälja på Amazon för nybörjare!
Vad är en handlingsplan för Amazon?
Amazon, som den e-handelsmyndighet den är, strävar efter att etablera och upprätthålla en viss standard för marknadsplatserna. Och den standarden är ganska hög. Faktum är att det finns en hel serie riktlinjer, avtal och begränsningar, även kända som Tjänstevillkor (TOS), som varje säljare måste godkänna innan de börjar sälja på Amazon-plattformen. Amazon accepterar inga överträdelser av dessa regler och kommer att verkställa dem om det behövs – till exempel genom att blockera en berörd produkt eller till och med säljarkontot.
På Amazon används en detaljerad handlingsplan för att avgöra om kontot ska återaktiveras och/eller andra sanktioner ska dras tillbaka. En handlingsplan bör därför inkludera:
- Vad som orsakade problemet.
- Vilka åtgärder du har vidtagit för att åtgärda problemet.
- Vilka interna processer du har ändrat för att förhindra att sådana problem uppstår i framtiden.
När kontot har blockerats på Amazon är en handlingsplan ofta det enda sättet för säljare att få det upplåst. Det finns många anledningar som kan leda till en avstängning, men vanligtvis är det en av dessa fyra frågor:
Dålig säljprestanda: Om en säljares prestationer inte alls uppfyller kraven kan detta resultera i en avstängning av Amazon-kontot, vilket kräver en handlingsplan för Amazon. En sen leverans leder dock vanligtvis inte till en avstängning. Det handlar mycket mer om frekvens och allvar.
Överträdelser av försäljningspolicyer eller uppförandekod: En handlingsplan krävs ofta när människor inte följer reglerna och bryter mot Amazons försäljningspolicyer eller Amazons uppförandekod. En vanlig anledning är att säljare har skickat marknadsföringsrelaterade e-postmeddelanden till kunder med syftet att avleda försäljningsprocessen från Amazon till sin egen webbshop. Andra vanliga orsaker är olaglig köp av kommentarrecensioner eller om begagnade varor säljs som nya på din produktsida.
Otillräcklig säljarinformation: Saknad eller felaktig information om säljaren kan också leda till en handlingsplan för Amazon.
Oäkta eller förfalskade produkter: Försäljning av förfalskade eller oäkta produkter, vilket kan leda till omedelbar avstängning om det rapporteras av kunder eller upptäckts av Amazon.
Att säkerställa efterlevnad av Amazons riktlinjer och upprätthålla god kundservice är avgörande för att undvika dessa problem.
När kontot har avstängts har säljaren inte längre tillgång till de interna kommunikationskanalerna. Detta innebär att säljare inte längre kan kommunicera med Amazon via Seller Central. Naturligtvis minskar detta chanserna för framgång för vår handlingsplan för Amazon och är också en av anledningarna till att allt som är nödvändigt bör överföras i en sammanfattad form. Trots allt är din e-post inte den enda som medarbetaren i andra änden av linjen kommer att läsa den dagen.
Hur man skriver en handlingsplan för Amazon
Låt oss gå rakt på sak, e-handelsjätten vill inte höra dina ursäkter och en oäkta klagomål kommer inte att föra din Amazon POA längre heller. Problem uppstår hela tiden, men de kan ofta lösas genom att anpassa relevanta interna processer. Detta är vad säljare bör fokusera på istället för att prata ner saken, namnge en skyldig part eller rättfärdiga sig själva. I handlingsplanen förväntar sig företaget en tydlig och exakt formulering. Objektivitet är det magiska ordet här. Överdrivna introduktioner till säljarens företag, den berörda produkten eller känslomässiga uttryck har ingen plats och kommer inte att vara till hjälp här överhuvudtaget.
Istället bör säljare fokusera på orsaken till felet och lösningen på det aktuella problemet. Om avaktiveringen har inträffat på grund av flera problem, bör varje problem behandlas individuellt. Ibland begär Amazon också bevis av något slag, vare sig det är produkter eller e-postkorrespondens. Vi behöver inte berätta för dig att du alltid bör skicka in dessa i sin helhet. Den onlinejätten rekommenderar att lyfta fram viktig information som ASINs, kontaktuppgifter till leverantörer eller klausuler i villkoren.
Den specifika utformningen av handlingsplanen är upp till dig. Å ena sidan är detta problematiskt eftersom det har skapat mycket mystik och diskussion kring ämnet om hur Amazon skulle vilja att handlingsplanen ska se ut. Resultatet av dessa diskussioner har uppnått det exakta motsatta av vad de syftade till att uppnå: säljare vet inte var de ska börja.
Å andra sidan kräver detta att varje handlingsplan måste skrivas individuellt av säljaren. Det finns ingen standardlösning. Ingen specifik mall för en handlingsplan kan ges.
Ändå kan säljare fortfarande använda metoderna för kvalitetsledning för vägledning: 4-dimensionell (4D) och 8-dimensionell (8D) rapport. Detta beror på att båda rapporterna ger en tydlig struktur: Amazon gillar POA i ett format som är strikt och målinriktat.
4D-rapporten
4-Dimensioners rapporten är lämplig på Amazon som en handlingsplan för de flesta överträdelser, särskilt för mindre, mindre allvarliga som avstängningen av en enda produkt. Det är därför vi kommer att diskutera det här mer i detalj. Den är indelad i fyra olika dimensioner:
- D1: Problembeskrivning
- D2: Orsaksanalys och omedelbara åtgärder
- D3: Långsiktiga åtgärder
- D4: Bevis på effektivitet
D1: Problembeskrivning
Den första dimensionen är huvudsakligen av beskrivande karaktär. Det handlar om att kort men exakt beskriva vilket problem som var ansvarigt för sanktionen. Lösningsförslag behövs ännu inte här.
D2: Rotorsaksanalys
I denna dimension dyker säljare redan djupare in i frågan och belyser varför ett problem har uppstått från första början. Det handlar också om att analysera sina egna misstag. Det är dock inte hjälpsamt att leta efter felen hos andra. Även om det finns en skyldig part, finns det ingen anledning att nämna det i din handlingsplan för Amazon. Det är inte vad de vill höra.
Det är också viktigt att förklara de åtgärder som vidtagits för att lösa problemet. Detta handlar inte om avsiktsförklaringar eller löften, utan om handling. Om avstängningen infördes på grund av en hög andel sena leveranser, uttryck inte avsikten att ändra leveranstjänsten – den förändringen bör redan ha skett.
D3: Långsiktiga åtgärder
Den tredje dimensionen bygger på den andra. Här bör de just diskuterade åtgärderna förklaras i detalj. Vilka förändringar har införts i vilka processer och varför leder dessa förändringar till lösningen av problemet? Har några processer nyligen införts, t.ex. som en övervakande instans, har det funnits någon utbildning av anställda eller har det skett organisatoriska omstruktureringar? Alla dessa saker bör inkluderas i denna dimension för att säkerställa att Amazon accepterar överklagandet/handlingsplanen.
D4: Bevis på effektivitet
Vad som redan var viktigt i de föregående dimensionerna är särskilt sant i denna: I denna del av handlingsplanen vill Amazon inte läsa att åtgärderna löser problemet, utan hur åtgärderna löser problemet.
Beviset som måste tillhandahållas är mycket individuellt och beror på problemet och tillvägagångssättet för lösningen. Om, till exempel, leverantören har ändrats, kan kopior av inköpskontrakten fungera som bevis. I andra fall kan fotoreportage eller kundutvärderingar användas. I vilket fall som helst är det en bra idé att stödja påståendena med fakta och siffror.
8D-rapporten
Jämfört med 4D-rapporten är 8D-rapporten mer detaljerad och beskriver problemet och tillvägagångssättet för lösningen samt lösningen för det. För Amazon är denna handlingsplan avsedd för allvarliga överträdelser där inte bara enskilda produkter utan hela säljarkonton har stängts av.
De olika dimensionerna definieras som följande:
- D1: Vem arbetar med att lösa problemet? Har ett separat team eller en extern tjänsteleverantör anlitats? Vilka är kontaktpersonerna för dessa externa tjänsteleverantörer?
- D2: Vad är problemet? Denna punkt motsvarar i huvudsak den första dimensionen av 4D-rapporten.
- D3: Vilka omedelbara åtgärder vidtogs? Detta är bara en kort sammanfattning av de viktigaste åtgärderna för att lösa problemet.
- D4: Vad var orsaken till felet? Detta bör beskrivas så objektivt som möjligt. Hur felet upptäcktes, t.ex. genom tester, analyser, etc. hör också hit.
- D5: Vilka möjliga lösningar finns? Vid denna punkt bör handlingsplanen berätta för Amazon vilka olika tillvägagångssätt som har diskuterats och varför de är lämpliga för att lösa problemet. Den bör också förklara vilka kriterier som var avgörande om en lösning valdes framför en annan.
- D6: Hur genomfördes åtgärderna från D5? Målet här är att dokumentera genomförandet av åtgärderna från D5.
- D7: Hur förhindrar åtgärderna att problemet återkommer? Denna dimension visar hur de införda lösningarna bidrar till att förhindra fel.
- D8: Vad har teamet lärt sig av felanalysen? I den sista delen bör en sammanfattning dras och också visa hur och varför sådana problem kan undvikas i framtiden.
Bästa praxis: Saker att tänka på
Ta inte utarbetandet av en POA för Amazon lätt. Din ekonomiska överlevnad kan bero på detta dokument. Istället bör du följa dessa bästa praxis.
- Var kortfattad och direkt. Håll din plan kort och fokuserad. Tydlig och koncis kommunikation är mer effektiv än långa förklaringar.
- Organisera i sektioner. Strukturera ditt dokument med tydliga sektioner för att förmedla komplex information i ett lättförståeligt format.
- Ge steg-för-steg åtgärder. Skissera de steg du redan har vidtagit för att åtgärda problemet och detaljer dina framtida åtgärder för att förhindra återkommande.
- Undvik onödiga detaljer. Fokusera på kärnproblemet och dina lösningar utan att överförklara din tankegång.
- Använd punktlistor. Använd punktlistor för att presentera information på ett klart och lättsmält sätt, vilket gör det enklare för läsaren att följa med.
- Anpassa ditt tillvägagångssätt till problemet. Olika problem kräver olika överväganden, så ta upp de specifika faktorer som ledde till problemet.
- Identifiera rotorsaken. Visa en djup förståelse för problemet genom att tydligt identifiera dess rotorsak.
- Detaljera dina lösningssteg. Presentera en tydlig, handlingsbar plan fokuserad på att lösa problemet genom konkreta steg.
- Förhindra framtida förekomster. Förklara hur du kommer att förhindra liknande problem i framtiden, vilket visar att du har lärt dig av erfarenheten.
Behöver du hjälp med din handlingsplan som Amazon-säljare?
Särskilt 8D-rapporten, men också 4D-rapporten kräver en hög grad av reflektion och initiativ. Det är inte alltid omedelbart klart vilka misstag som faktiskt har lett till punkten för en handlingsplan för en Amazon-säljare. Om e-handelsplattformen bara har blockerat en produkt kan säljare kanske ta sin tid att söka. Om kontot är låst kan säljarens existens bero på kvaliteten på Amazon POA.
Men att utarbeta en handlingsplan kan bli mycket dyrt. Leverantörer tar ofta ut tre- till fyrsiffriga belopp. I gengäld erbjuder de en sak framför allt: erfarenhet och kunskap, särskilt i kommunikationen med Amazon. Precis som varje handlingsplan måste skapas individuellt, är beslutet för eller emot en tjänsteleverantör ett individuellt beslut och beror på många faktorer.
En sak som är viktig att veta: Du kan behöva följa upp denna process. Handlingsplanen behöver inte nödvändigtvis godkännas första gången. Det är möjligt att du kommer att få ytterligare förfrågningar om saknade aspekter och måste återgå till utarbetandet.
Slutsats: En handlingsplan för Amazon är ingen lätt uppgift
En sak är säker: När Amazon har stängt ett konto och en handlingsplan krävs, är detta en stor hinder för marknadsplats-säljare och kan till och med hota deras själva existens. Dessutom hjälper den information som tillhandahålls av e-handelsjätten inte nödvändigtvis i processen. Vägledning kan ges av en 4D-rapport för små överträdelser och en 8D-rapport för allvarliga problem. Men även då kräver skapandet av sådana rapporter en hög grad av självreflektion.
Men när det gäller Amazons handlingsplan kan en oäkta mall kompromettera kontots återställande. De fall där detta kvalitetskontrollverktyg används är för mångsidiga för det. Externa tjänsteleverantörer kan vara ett alternativ, särskilt i fall av kontodeaktiveringar som hotar företagets existens. Men kostnader i tre- till fyrsiffriga intervall måste beaktas.
FAQ
Om du bryter mot Amazons tjänstevillkor, om din säljarstatus är för dålig eller vad du än kan vara skyldig till, kan resultatet bli ett stängt Amazon-konto. För många handlare är detta ett allvarligt hot mot deras verksamhet. För att återaktivera kontot kräver Amazon ofta en handlingsplan där du visar vad som ledde till problemen och hur du kommer att förhindra dem i framtiden.
I din handlingsplan för Amazon, identifiera tydligt rotorsaken till problemet, beskriv de specifika steg du redan har vidtagit för att åtgärda det och skissera dina långsiktiga åtgärder för att förhindra att det händer igen. Var kortfattad, transparent och visa ditt engagemang för att följa Amazons policyer medan du begär återställande av ditt konto.
Undersök omedelbart problemet, vidta korrigerande åtgärder och utarbeta en handlingsplan (POA) som beskriver rotorsaken, dina lösningar och förebyggande åtgärder. Skicka in POA genom Seller Central och övervaka för ytterligare kommunikation för att säkerställa att problemet är helt löst.
Bildkrediter: © mattegg – stock.adobe.com
