Amazon POA: Het Perfecte Amazon Actieplan in Slechts 4 Stappen
De opschorting van het verkopersaccount is de ergste nachtmerrie voor elke Amazon-verkoper. Beste geval: het platform heeft gewoon wat extra inkomen gegenereerd voor je hoofdactiviteit. Slechtste geval: dat verkopersaccount is je hoofdactiviteit en je verliest je inkomen volledig. Maar zelfs als dit het geval is, is er nog steeds een zilveren randje te vinden. De opschorting hoeft niet permanent te zijn. Echter, als je wilt dat Amazon het verkopersaccount herstelt, eist Amazon vaak dat je een actieplan toont om je bereidheid tot samenwerking in de toekomst aan te tonen.
Het actieplan (POA) is een goed bekend hulpmiddel op het gebied van kwaliteitsmanagement, maar blijkt vaak een behoorlijke hindernis te zijn voor Amazon-verkopers. Zoals gebruikelijk voor Amazon, blijft de e-commercegigant stil over de precieze inhoud en het gewenste ontwerp van het actieplan. Het is dan ook niet verrassend dat er nu een aantal aanbieders zijn die hun hulp aanbieden bij het opstellen van het genoemde plan. Tenslotte hangt in extreme gevallen het hele bestaan af van het succes of falen van de kwaliteit en inhoud van het actieplan.
De vraag die je jezelf stelt – we weten dit omdat je hier niet zou zijn als het anders was – is:
Zijn deze externe dienstverleners zelfs noodzakelijk?
Eerlijk gezegd, ze zijn een grote hulp, maar geen noodzaak. In deze blogpost laten we je zien hoe je een actieplan voor Amazon correct kunt opstellen en benadrukken we welke verschillende mogelijkheden marktplaatsverkopers hebben. In een eerste stap, laten we echter snel kijken naar de redenen waarom Amazon-verkopers zo'n plan moeten opstellen.
Net begonnen op Amazon? Bekijk onze beste tips over verkopen op Amazon voor beginners!
Wat is een Actieplan voor Amazon?
Amazon, als de e-commerce autoriteit die het is, streeft ernaar een bepaalde standaard voor de marktplaatsen vast te stellen en te handhaven. En die standaard is behoorlijk hoog. In feite zijn er een hele reeks richtlijnen, overeenkomsten en beperkingen, ook wel bekend als de Algemene Voorwaarden (TOS), waaraan elke verkoper moet voldoen voordat hij begint met verkopen op het Amazon-platform. Amazon accepteert geen schending van deze regels en zal deze indien nodig handhaven – bijvoorbeeld door een getroffen product of zelfs het verkopersaccount te blokkeren.
Op Amazon wordt een gedetailleerd actieplan gebruikt om te beslissen of het account opnieuw geactiveerd moet worden en/of andere sancties moeten worden opgeheven. Een actieplan moet daarom het volgende bevatten:
- Wat de oorzaken zijn die tot het probleem hebben geleid.
- Welke maatregelen je hebt genomen om het probleem op te lossen.
- Welke interne processen je hebt gewijzigd om te voorkomen dat dergelijke problemen in de toekomst optreden.
Zodra het account op Amazon is geblokkeerd, is een actieplan vaak de enige manier voor verkopers om het te deblokkeren. Er zijn veel redenen die tot een opschorting kunnen leiden, maar meestal is het een van deze vier problemen:
Slechte verkoperprestaties: Als de prestaties van een verkoper helemaal niet aan de eisen voldoen, kan dit leiden tot een opschorting van het Amazon-account, waarvoor een Amazon-actieplan vereist is. Echter, één late verzending leidt meestal niet tot een opschorting. Het gaat veel meer om frequentie en ernst.
Schending van verkoopbeleid of gedragscode: Een actieplan is bijvoorbeeld vaak vereist wanneer mensen zich niet aan de regels houden en het verkoopbeleid van Amazon of de gedragscode van Amazon schenden. Een populaire reden is dat verkopers marketinggerelateerde e-mails naar klanten hebben gestuurd met als doel het verkoopproces van Amazon naar hun eigen online winkel te leiden. Andere veelvoorkomende redenen zijn de illegale aankoop van commentaarreviews of als gebruikte artikelen als nieuw op je productpagina worden verkocht.
Onvoldoende verkopersinformatie: Ontbrekende of onjuiste informatie over de verkoper kan ook leiden tot een Amazon-actieplan.
Onechte of vervalste producten: Het verkopen van vervalste of onechte producten kan leiden tot onmiddellijke opschorting als dit door klanten wordt gerapporteerd of door Amazon wordt ontdekt.
Zorg ervoor dat je voldoet aan de richtlijnen van Amazon en een goede klantenservice onderhoudt om deze problemen te voorkomen.
Zodra het account is opgeschort, heeft de verkoper geen toegang meer tot de interne communicatiekanalen. Dit betekent dat verkopers niet meer met Amazon kunnen communiceren via Seller Central. Natuurlijk vermindert dit de kansen op succes voor ons Amazon-verkoper actieplan en is het ook een van de redenen waarom alles wat nodig is in een samengevatte vorm moet worden overgebracht. Tenslotte is jouw e-mail niet de enige die de medewerker aan de andere kant van de lijn die dag zal lezen.
Hoe schrijf je een Actieplan voor Amazon
Laten we ter zake komen, de e-commercegigant wil je excuses niet horen en een onecht bezwaar zal je Amazon POA ook niet verder helpen. Problemen ontstaan voortdurend, maar ze kunnen vaak worden opgelost door relevante interne processen aan te passen. Hierop moeten verkopers zich concentreren in plaats van de zaak te bagatelliseren, een schuldige aan te wijzen of zichzelf te rechtvaardigen. In het actieplan verwacht het bedrijf een duidelijke en nauwkeurige formulering. Objectiviteit is hier het toverwoord. Overmatige inleidingen over het bedrijf van de verkoper, het getroffen product of emotionele uitdrukkingen hebben hier geen plaats en zullen hier helemaal niet nuttig zijn.
In plaats daarvan moeten verkopers zich richten op de oorzaak van de fout en de oplossing voor het probleem. Als de deactivatie is opgetreden door verschillende problemen, moet elk probleem afzonderlijk worden behandeld. Soms vraagt Amazon ook om bewijs van een of andere soort, of het nu producten of e-mailcorrespondentie is. We hoeven je niet te vertellen dat je deze altijd volledig moet indienen. De online gigant raadt aan belangrijke informatie zoals ASINs, contactgegevens van leveranciers of clausules in de algemene voorwaarden te benadrukken.
Het specifieke ontwerp van het actieplan is aan jou. Aan de ene kant is dit problematisch omdat het veel mysterie en discussie heeft gecreëerd over het onderwerp hoe Amazon wil dat het actieplan eruitziet. Het resultaat van deze discussies heeft het tegenovergestelde bereikt van wat ze wilden bereiken: verkopers weten niet waar ze moeten beginnen.
Aan de andere kant vereist dit dat elk actieplan individueel door de verkoper moet worden geschreven. Er is geen standaardoplossing. Er kan geen specifiek voorbeeld van een actieplan worden gegeven.
Desondanks kunnen verkopers nog steeds de methoden van kwaliteitsmanagement gebruiken voor oriëntatie: het 4-dimensionale (4D) en het 8-dimensionale (8D) rapport. Dit komt omdat beide rapporten een duidelijke structuur bieden: Amazon houdt van de POA in een formaat dat strikt en doelgericht is.
Het 4D Rapport
Het 4-Dimensionale rapport is geschikt op Amazon als actieplan voor de meeste schendingen, vooral voor kleinere, minder ernstige zoals de opschorting van één enkel product. Daarom zullen we het hier in meer detail bespreken. Het is verdeeld in vier verschillende dimensies:
- D1: Probleembeschrijving
- D2: Oorzaakanalyse en onmiddellijke maatregelen
- D3: Langetermijnmaatregelen
- D4: Bewijs van effectiviteit
D1: Probleembeschrijving
De eerste dimensie is voornamelijk van beschrijvende aard. Het gaat erom kort maar precies te beschrijven welk probleem verantwoordelijk was voor de sanctie. Oplossingsbenaderingen zijn hier nog niet nodig.
D2: Oorzaakanalyse
In deze dimensie duiken verkopers al dieper in de materie en belichten ze waarom een probleem in de eerste plaats is ontstaan. Het gaat ook om het analyseren van je eigen fouten. Het is echter niet nuttig om de fouten bij anderen te zoeken. Zelfs als er een schuldige is, hoeft dit niet in je Amazon-actieplan te worden vermeld. Dat is niet wat ze willen horen.
Het is ook belangrijk om de genomen maatregelen om het probleem op te lossen uit te leggen. Dit is geen kwestie van intentieverklaringen of beloften, maar van actie. Als de opschorting bijvoorbeeld is opgelegd vanwege een hoog percentage late verzending, druk dan niet de intentie uit om de bezorgdienst te veranderen – die verandering had al moeten plaatsvinden.
D3: Langetermijnmaatregelen
De derde dimensie bouwt voort op de tweede. Hier moeten de net besproken maatregelen in detail worden uitgelegd. Welke veranderingen zijn in welke processen doorgevoerd en waarom leiden deze veranderingen tot de oplossing van het probleem? Zijn er nieuwe processen geïntroduceerd, bijvoorbeeld als toezichthoudend orgaan, zijn er medewerkers getraind of was er een organisatorische herstructurering? Al deze zaken moeten in deze dimensie worden opgenomen om ervoor te zorgen dat Amazon het bezwaar/actieplan accepteert.
D4: Bewijs van effectiviteit
Wat al belangrijk was in de voorgaande dimensies, is vooral waar in deze: In dit deel van het actieplan wil Amazon niet lezen dat de maatregelen het probleem oplossen, maar hoe de maatregelen het probleem oplossen.
Het bewijs dat moet worden geleverd is zeer individueel en hangt af van het probleem en de benadering van de oplossing. Als bijvoorbeeld de leverancier is veranderd, kunnen kopieën van de aankoopcontracten als bewijs dienen. In andere gevallen kunnen fotoreportages of klantbeoordelingen worden gebruikt. In ieder geval is het een goed idee om de claims met feiten en cijfers te onderbouwen.
Het 8D Rapport
In vergelijking met het 4D-rapport is het 8D-rapport gedetailleerder en beschrijft het het probleem en de benadering van de oplossing evenals de oplossing daarvoor. Voor Amazon is dit actieplan bedoeld voor ernstige schendingen waarbij niet alleen individuele producten maar hele verkopersaccounts zijn opgeschort.
De verschillende dimensies zijn als volgt gedefinieerd:
- D1: Wie werkt aan het oplossen van het probleem? Is er een apart team of een externe dienstverlener ingeschakeld? Wie zijn de contactpersonen voor deze externe dienstverleners?
- D2: Wat is het probleem? Dit punt komt in wezen overeen met de eerste dimensie van het 4D-rapport.
- D3: Welke onmiddellijke maatregelen zijn genomen? Dit is slechts een korte samenvatting van de belangrijkste maatregelen om het probleem op te lossen.
- D4: Wat was de oorzaak van de fout? Dit moet zo objectief mogelijk worden beschreven. Hoe de fout is gevonden, bijvoorbeeld door tests, analyses, enz. behoort ook hier tot.
- D5: Wat zijn de mogelijke oplossingen? Op dit punt moet het actieplan aan Amazon vertellen welke verschillende benaderingen zijn besproken en waarom ze geschikt zijn om het probleem op te lossen. Het moet ook uitleggen welke criteria doorslaggevend waren als de ene oplossing boven de andere werd gekozen.
- D6: Hoe zijn de maatregelen van D5 geïmplementeerd? Het doel hier is om de implementatie van de maatregelen van D5 te documenteren.
- D7: Hoe voorkomen de maatregelen dat het probleem zich herhaalt? Deze dimensie toont aan hoe de geïntroduceerde oplossingen bijdragen aan het voorkomen van fouten.
- D8: Wat heeft het team geleerd van de foutenanalyse? In het laatste deel moet een samenvatting worden getrokken en moet ook worden aangetoond hoe en waarom dergelijke problemen in de toekomst kunnen worden vermeden.
Best Practices: Dingen om in gedachten te houden
Neem het opstellen van een POA voor Amazon niet licht op. Je financiële overleving kan van dit document afhangen. In plaats daarvan moet je deze best practices volgen.
- Wees beknopt en direct. Houd je plan kort en gefocust. Duidelijke en beknopte communicatie is effectiever dan lange uitleg.
- Organiseer in secties. Structuur je document met duidelijke secties om complexe informatie op een gemakkelijk te begrijpen manier over te brengen.
- Geef stapsgewijze acties. Schets de stappen die je al hebt genomen om het probleem aan te pakken en detailleer je toekomstige acties om herhaling te voorkomen.
- Vermijd onnodige details. Focus op de kern van het probleem en je oplossingen zonder je denkproces te over-explaineren.
- Gebruik opsommingstekens. Gebruik opsommingstekens om informatie op een duidelijke, verteerbare manier te presenteren, waardoor het voor de lezer gemakkelijker wordt om te volgen.
- Pas je aanpak aan het probleem aan. Verschillende problemen vereisen verschillende overwegingen, dus behandel de specifieke factoren die tot het probleem hebben geleid.
- Identificeer de hoofdoorzaak. Toon een diep begrip van het probleem door de hoofdoorzaak duidelijk te identificeren.
- Detailleer je oplossingsstappen. Presenteer een duidelijk, uitvoerbaar plan dat gericht is op het oplossen van het probleem door middel van concrete stappen.
- Voorkom toekomstige voorvallen. Leg uit hoe je soortgelijke problemen in de toekomst zult voorkomen, waarmee je aantoont dat je van de ervaring hebt geleerd.
Heb je hulp nodig bij je Actieplan als Amazon-verkoper?
Vooral het 8D-Rapport, maar ook het 4D-Rapport vereist een hoge mate van reflectie en initiatief. Het is niet altijd meteen duidelijk welke fouten daadwerkelijk hebben geleid tot het punt van een actieplan voor een Amazon-verkoper. Als het e-commerceplatform slechts een product heeft geblokkeerd, kunnen verkopers misschien de tijd nemen om te zoeken. Als het account is vergrendeld, kan het bestaan van de verkoper afhangen van de kwaliteit van de Amazon POA.
Echter, het opstellen van een actieplan kan erg duur worden. Aanbieders vragen vaak bedragen in de drie- tot viercijferige range. In ruil daarvoor bieden ze vooral één ding aan: ervaring en kennis, vooral in de communicatie met Amazon. Net zoals elk actieplan individueel moet worden opgesteld, is de beslissing voor of tegen een dienstverlener een individuele beslissing en hangt deze van veel factoren af.
Één ding dat belangrijk is om te weten: je moet mogelijk dit proces opvolgen. Het actieplan hoeft niet noodzakelijkerwijs de eerste keer goedgekeurd te worden. Het is mogelijk dat je verdere vragen ontvangt over ontbrekende aspecten en opnieuw moet beginnen met opstellen.
Conclusie: Een Amazon Actieplan is Geen Gemakkelijke Taak
Één ding is zeker: wanneer Amazon een account heeft opgeschort en een actieplan vereist, is dit een grote hindernis voor marktplaatsverkopers en kan het zelfs hun bestaan bedreigen. Bovendien helpt de informatie die door de e-commercegigant wordt verstrekt niet noodzakelijk in het proces. Oriëntatie kan worden geboden door een 4D-rapport voor kleine schendingen en een 8D-rapport voor ernstige problemen. Maar zelfs dan vereist het opstellen van dergelijke rapporten een hoge mate van zelfreflectie.
Maar in termen van het Amazon actieplan kan een onecht sjabloon de herstelkansen van het account in gevaar brengen. De gevallen waarin dit kwaliteitsborgingshulpmiddel wordt gebruikt zijn daarvoor te divers. Externe dienstverleners kunnen een alternatief zijn, vooral in het geval van accountdeactiveringen die het bestaan van het bedrijf bedreigen. Echter, kosten in de drie- tot viercijferige range moeten in overweging worden genomen.
FAQ
Als je de Algemene Voorwaarden van Amazon schendt, is de gezondheid van je verkopersaccount te slecht of wat je ook schuldig bent, kan het resultaat een gesloten Amazon-account zijn. Voor veel handelaren is dit een ernstige bedreiging voor hun bedrijf. Om het account te herstellen, eist Amazon vaak een actieplan waarin je aantoont wat heeft geleid tot de problemen en hoe je deze in de toekomst zult voorkomen.
Identificeer in je Amazon Actieplan duidelijk de hoofdoorzaak van het probleem, beschrijf de specifieke stappen die je al hebt genomen om het op te lossen, en schets je langetermijnmaatregelen om te voorkomen dat het opnieuw gebeurt. Wees beknopt, transparant en toon je toewijding aan het naleven van de beleidsregels van Amazon terwijl je om heractivatie van je account vraagt.
Onderzoek het probleem onmiddellijk, neem corrigerende maatregelen en stel een Actieplan (POA) op dat de hoofdoorzaak, je oplossingen en preventieve maatregelen schetst. Dien de POA in via Seller Central en houd verdere communicatie in de gaten om ervoor te zorgen dat het probleem volledig is opgelost.
Afbeeldingscredits: © mattegg – stock.adobe.com
